Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 septembre 2023

But de la politique

Le but de cette politique de confidentialité est d'informer les utilisateurs du logiciel « Conseil sans papier 2.0 » (le « CSP ») des données personnelles que nous recueillerons :

1. Les données personnelles recueillies
2. L’utilisation des données recueillies
3. Qui a accès aux données recueillies
4. Les droits des utilisateurs de l’application
5. La politique de cookies de l’application

Cette politique de confidentialité fonctionne parallèlement aux conditions générales d’utilisation du CSP.

Consentement

Les utilisateurs conviennent qu’en utilisant le CSP, ils consentent :

1. aux conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité et
2. à la collecte, l’utilisation et la conservation des données énumérées dans la présente politique.

Données personnelles que nous collectons

Données collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez le CSP, nous pouvons automatiquement recueillir et conserver les renseignements suivants dans notre base de données, nos journaux (« log files ») ou un service externe de surveillance (« monitoring ») :

1. Adresse IP
2. Lieu et date/heure de connexion
3. Détails matériels et logiciels (navigateur, système d’exploitation, etc.)
4. Contenu que l’utilisateur modifie/consulte

Données recueillies de façon non automatique

Lors de la création de votre accès au CSP par un administrateur, nous collectons les informations suivantes :

1. Prénom et nom
2. Adresse courriel

Ces données servent à vous donner accès au système et à tracer vos actions dans ce dernier.

Comment nous utilisons les données personnelles

Les données personnelles recueillies dans le CSP seront utilisées uniquement aux fins précisées dans la présente politique ou indiquées sur les pages pertinentes du CSP. Nous n’utiliserons pas vos données au-delà de ce que nous divulguerons.

Les données que nous recueillons automatiquement sont utilisées aux fins suivantes :

1. Statistiques d’utilisation
2. Découverte et investigation de problèmes dans le logiciel

Avec qui nous partageons les données personnelles

Nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation (et à notre partenaire technologique principal) les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.

Nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec d'autres tiers, sauf dans les cas suivants :

1. si la loi l'exige
2. si elle est requise pour toute procédure judiciaire
3. pour prouver ou protéger nos droits légaux
4. à des acheteurs ou des acheteurs potentiels de cette société

Si vous suivez des hyperliens vers un autre site à partir du CSP, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques de confidentialité.

Combien de temps nous stockons les données personnelles

Nous ne conservons pas les données des utilisateurs au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles sont recueillies.

Il est cependant à noter que puisqu’il s’agit d’une application créant des procès-verbaux qui sont par la suite rendus disponibles sur le site Web de la municipalité, votre nom peut rester inscrit dans ces documents pour la durée de conservation de ces documents au sein de la municipalité utilisant le CSP.

Comment nous protégeons vos données personnelles

Nous nous efforçons de conserver des hauts standards en termes de sécurité informatique en ce qui a trait à la transmission et la conservation de vos données, que ce soit par l’utilisation de l’encryption SSL (communications HTTPS), l’utilisation d’un proxy et d’un pare-feu (firewall).

Alors que nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que nos données d’utilisateur sont sécurisées et que les utilisateurs sont protégés, il reste toujours du risque de préjudice. L’Internet en sa totalité peut être, parfois, peu sûr et donc nous sommes incapables de garantir la sécurité des données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement pratique.

Transfert international et hébergement des données

Vos Renseignements personnels sont présentement hébergés au Québec (Canada), mais également ailleurs au Canada (Toronto) et aux États-Unis auprès de fournisseurs de service (tels que des fournisseurs de sauvegarde, de recherche, d’envoi de courriel ou autre). Vos Renseignements personnels hébergés aux États-Unis sont assujettis à des règles de protection des Renseignements personnels différentes, puisque soumises aux lois applicables localement et peuvent faire l’objet d’une divulgation aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de cet autre pays, conformément aux lois en vigueur dans celui-ci. Cependant, nos pratiques concernant vos Renseignements personnels continueront à tout moment d’être régies par la présente politique de confidentialité.

Vos droits en tant qu’utilisateur

En tant qu’utilisateur, vous avez le droit d’accéder au CSP dans le cadre de vos fonctions. Vous avez aussi le droit d’accéder à certaines de vos données personnelles que nous avons collectées. Vous avez le droit de mettre à jour ou de corriger toute donnée personnelle d’identification nominative en notre possession (nom, prénom, courriel) à condition qu’elle soit acceptable en vertu de la loi. Les données collectées automatiquement à des fins statistiques ne sont ni consultables ni modifiables par vous.

Vous pouvez choisir de supprimer ou de modifier votre consentement à la collecte et à l’utilisation des données en tout temps, pourvu qu’il soit légalement acceptable de le faire et que vous nous en ayez informé dans un délai raisonnable. Ceci entraînera la suspension de votre compte et vous ne pourrez plus utiliser le CSP.

Politique sur les cookies

Un cookie est un petit fichier, stocké sur le disque dur d’un utilisateur par le site Web. Son but est de recueillir des données relatives aux habitudes de navigation de l’utilisateur.

Nous utilisons les types de cookies suivants sur notre site :

1. Cookies fonctionnels
   Nous les utilisons pour mémoriser votre identifiant de session afin que vous restiez connectés tout au long de votre utilisation du CSP.
2. Cookies analytiques
   Nous les utilisons pour collecter, via Google Analytics, l’utilisation du CSP afin de mieux connaître son achalandage, les périodes de pointe, la provenance du trafic et toute autre métrique nécessaire à continuer à assurer le bon fonctionnement du logiciel. Vous pouvez choisir de désactiver les cookies entièrement dans votre navigateur Internet, mais cela peut diminuer la qualité de votre expérience d’utilisation, voire rendre le logiciel inutilisable.

Modifications

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement à notre processus de collecte de données. Nous recommandons à nos utilisateurs de vérifier notre politique de temps à autre pour s’assurer qu’ils soient informés de toute mise à jour. Au besoin, nous pouvons informer les utilisateurs par courriel si des changements importants devaient être apportés à cette politique.

Comment modifier, supprimer ou contester les données recueillies

Si vous souhaitez que vos renseignements soient supprimés ou modifiés d’une façon ou d’une autre, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée, soit le Vice-Président, au (418) 227-5854 ou par courriel à [email protected].

Contact

Si vous avez des questions à nous poser, n’hésitez pas à communiquer avec nous au (418) 227-5854 ou par courriel à [email protected].